• Elisabeth Clares

CONSEILS LORS DE LA PLANIFICATION DE REUNIONS



Le marché est en constante évolution lorsqu'il s'agit de trouver des hôtels pour des réunions et des événements. Des questions qui n'ont jamais dû être posées deviennent désormais la norme.

Sur la base de l'expérience récente de l'équipe mondiale de Global Cynergies, nous avons quelques "conseils" pour la planification de vos réunions que nous voulons partager avec vous !


1/ TOUT COMMENCE AVEC LE RFP (appel d'offres)


Aujourd'hui plus que jamais, les demandes de propositions doivent être détaillées et les bonnes questions doivent être posées.


Voici quelques conseils à prendre en compte lorsque vous préparez un appel d'offres !





1. Description de l'objectif de la réunion/de l'événement


2. Concessions demandées


3. Clauses du contrat qui doivent être incluses ou prises en compte


4. Les facteurs de décision


5. Covid-19 Questions connexes


- Protocole de sécurité de l'hôtel

o Preuve de vaccination requise pour la destination ?

o Masques à l'intérieur ?

o Distanciation sociale ?


- Test Covid-19

o Disponible sur place ?

o Coût ?

o Requis pour la destination ?


6. Niveaux actuels de dotation en personnel et de service (ajouter au contrat avec recours)


7. Points de vente F&B - Sont-ils tous ouverts ? Les horaires ou les menus sont-ils limités ?




2/ CONTRATS : TOUT EST DANS LES DÉTAILS


Le Covid-19 a presque tout changé, et les contrats signés sont passés au crible et sujets à interprétation par les deux parties.

Vous trouverez ci-dessous quelques rappels utiles lorsque vous arriverez au stade du contrat pour votre prochain programme.




  1. Les contrats d'hôtel sont généralement des modèles (à relire de près) et sont rédigés de manière à favoriser l'hôtel.

  2. Tout d'abord, vérifiez s'il y a des erreurs.

  3. Assurez-vous que les termes clés, comme les compensations, sont réciproques.

  4. Utilisez une check-list ; même les planificateurs les plus expérimentés peuvent oublier un détail.

  5. Envisagez d'inclure une description de l'objet de la réunion/de l'événement (cela peut vous aider en cas d'imprévu).

  6. Force Majeure - cette clause continuera d'être examinée de près et doit être revue et mise à jour en fonction de l'environnement actuel.

  7. Donnez des exemples chiffrés pour toute pénalité potentielle.

  8. Assurez-vous que l'attrition est cumulative et non calculée quotidiennement.

  9. Assurez-vous que les frais d'attrition et d'annulation sont basés sur le manque à gagner.

  10. Envisagez d'aborder la question de la dotation en personnel et des niveaux de service (ajoutez au contrat avec recours).

Nous serions heureux de vous fournir un examen gratuit d'un contrat en cours.

Note : L'examen et les recommandations de Global Cynergies consistent en des termes et conditions de l'industrie et ne doivent pas être considérés comme des conseils juridiques. Il est suggéré que les contrats soient revus par le conseiller juridique de l'organisation.



3/ ÉTABLIR DES OBJECTIFS DE SÉCURITÉ SANITAIRE


Êtes-vous un expert certifié en protocole de pandémie sur site ?


En supplément de la recherche du bon hôtel et de la négociation des contrats , les planificateurs ont maintenant la responsabilité supplémentaire d'établir des objectifs de sécurité sanitaire pour les réunions et les événements.




Le plan doit inclure (exemples) :


  1. Établissement d'objectifs de sécurité pour la réunion ou l'événement

  • a. Prévention

Conditions de participation

Vaccinations

Politiques de propreté/assainissement du lieu de réunion

  • b. Devoir de diligence - Exigences de présence

Mandats et tests des masques

Déclaration de responsabilité personnelle

  • c. Que faire en cas d'épidémie?

Test, équipement de protection individuelle, Confidentialité



2. Conception pour la sécurité et la performance

  • a. P.A.E.T

Proximité – Distance entre participants

Activité – repas et événements

Espace – Intérieur/extérieur

Temps – Espace clos



3. Execution sur Site

  • a. Enregistrement, applications mobiles, flux des participants, F&B, toilettes,

chambres, etc.

  • b. responsables en première ligne (desk, réception..), freelance, vendeurs sur place, AV, traiteur, etc.


Il y a tellement de choses à prendre en compte maintenant ; nous serions heureux de vous mettre en contact avec l'un des membres de notre équipe "Protocole de pandémie sur site certifié" qui peut vous aider à naviguer dans ce processus !



4/ CHECK-LIST POUR VOS REUNIONS HYBRIDES


En présentiel, virtuel, ou les deux ?

Les réunions en personne suscitent encore une certaine appréhension et, pour la plupart depuis 2021, les réunions hybrides restent au premier plan.

Au cours de l'année écoulée, nous avons probablement tous participé à un type de réunion hybride ; certaines ont été bien menées, d'autres moins.


Alors que nous traversons cette période complexe, voici quelques conseils à garder à l'esprit pour commencer.




Check-list d'événement hybride (Delta Marketing Learning Center)


  1. Déterminez l'objectif de l'événement

  2. Fixez un budget.

  3. Créez un programme équilibré.

  4. Créer un buzz autour de l'événement.

  5. Accueillir des intervenants sur place.

  6. Établir des liens avec le public en ligne et en personne.

  7. Utilisez les médias sociaux pour encourager l'engagement.

  8. Créez une vidéothèque.

  9. Analysez le succès de votre événement.

  10. Assurez le suivi des participants virtuels et en personne.


Il s'agit de s'engager auprès de publics à la fois en personne et virtuels !


Si je devais ajouter un élément clé, ce serait de travailler avec un fournisseur (expert) technique en qui vous avez confiance ; et si vous n'avez jamais travaillé dans ce domaine et n'avez pas de fournisseur en tête, parlez à vos partenaires de confiance (comme nous !) pour obtenir une recommandation.



Ce ne sont là que quelques considérations compte tenu du marché actuel. Laissez-nous vous montrer comment utiliser notre temps pour économiser votre argent ; contactez-moi dès aujourd'hui à eclares@globalcynergies.com pour commencer !

Vous planifiez vos prochains réunions ? schedule a zoom call with me.

Visitez mon site : http://www.4meeting.fr