DES REUNIONS A L'INTERNATIONAL ?
Que vous soyez basés en France, en Europe, aux Etats-Unis ou ailleurs, avec l'ouverture des frontières, il y aura une demande de réunions en dehors de votre pays d'origine,
et c'est maintenant qu'il faut commencer le processus de sélection et de planification des hôtels et des sites !
Conseils à appliquer lors de l'organisation d'une réunion en dehors de votre pays d'origine:
Les réunions sont denses dans le monde entier, alors commencez dès maintenant le processus de planification des hôtels et des sites. En fait, si vous envisagez un programme pour 2022, il est peut-être déjà trop tard pour vos dates préférées !
Travailler avec un professionnel de confiance, un consultant expérimenté pour la sélection d'hôtels et de sites, un venue finder qui connaît les marques mondiales, régionales et indépendantes peut vous offrir des opportunités uniques et vous faire économiser de l'argent.
Gardez à l'esprit que chaque pays a des règles et règlements nouveaux et potentiellement différents pour les participants en raison de la Covid-19 qui change continuellement. Restez informés.
Envisagez de travailler avec un partenaire de destination (DMC) local de confiance qui connaît les règles et règlements spécifiques et dispose de contacts sur le terrain pour fournir les services nécessaires (contrôles médicaux, assistance d'urgence, etc.).
N'oubliez pas de vérifier la disponibilité des vols si les participants viennent en avion pour l'événement et l'assistance au sol avant de choisir la destination.
Vous envisagez une composante virtuelle ? Assurez-vous de faire appel à un expert local qui connaît le lieu.
Disposez d'un plan d'urgence au cas où quelque chose ne se passerait pas comme prévu..
Autres éléments qui peuvent différer de ceux de votre pays d'origine et dont il faut tenir compte : ● Fuseau horaire, monnaie, langue, terminologie, culture, etc.
Comme c'est le cas partout aujourd'hui, le choix de l'hôtel ou du site approprié implique d'évaluer s'il est doté du personnel adéquat et s'il répondra aux attentes des participants - c'est-à-dire si les points de vente sont ouverts, si les masques d'intérieur sont requis, si l'espacement est approprié, si le ménage est assuré, etc.
Si l'organisation d'une réunion nationale vous semble plus compliquée, imaginez ce qu'il faut pour organiser une réunion en dehors de votre pays !
Nous avons des experts dans plus de 20 pays qui sont prêts à vous aider à sélectionner l'hôtel/le lieu de réunion sans frais pour vous et peuvent vous recommander des fournisseurs locaux agréés.
IMEX 2021 - LAS VEGAS : FEEDBACK DE NOS EXPERTS !
L'IMEX de Las Vegas était en effervescence et 2022 devrait être une année exceptionnelle pour les réunions et les événements. Notre équipe GC a rencontré des dizaines de fournisseurs et a compilé certains des principaux points à retenir.
Les 10 principales conclusions de l'IMEX pour la planification de 2022:
Les affaires reprennent ; les gens sont prêts à voyager et à se rencontrer à nouveau !
La densité du marché est réelle et a un effet sur la disponibilité et les tarifs - au niveau mondial.
Le maintien d'un personnel de vente et d'exploitation expérimenté est une préoccupation générale.
Les capacités hôtelières peuvent être réduites en fonction de la capacité à fournir les services et soutenir l'activité.
Il ne s'agit plus d'attendre et de voir ; si vous le faites, vous risquez de perdre.
De nombreux hôtels/destinations ont plusieurs contrats en cours pour les mêmes dates - il s'agit de savoir qui s'engage et signe en premier
Les conditions contractuelles, bien qu'encore souples dans certains cas, commencent à se resserrer..
Le devoir de diligence est une préoccupation majeure.
Les hôtels demandent désormais des acomptes plus importants.
L'ambiance de l'IMEX était positive et énergisante, et le sentiment général était que 2022 sera une bonne année pour les réunions et les événements. Cependant, il s'agit d'un contexte différent en matière de disponibilité des lieux et de la négociation des contrats, ce qui entraîne une nouvelle série de défis à venir.
Lorsque vous serez prêt à choisir le lieu et à trouver l'hôtel pour votre prochaine réunion, je peux vous aider, sans frais pour vous.
VOUS ENVISAGEZ PLUSIEURS DESTINATIONS ?
Si vous envisagez plusieurs destinations pour votre prochaine réunion, vous pourriez gagner du temps en tenant compte des conseils suivants :
Facteurs de Destination
D'où viennent les participants ?
Voulez-vous limiter le nombre de connexions ou d'heures vers la destination?
Type de destination - Plage, Ville, Golf, Ski (climat chaud/froid)
Santé et sécurité - Exigences en matière de vaccination
Critères
Budget
Mois/saison (périodes de vacances à considérer)
Accessibilité – aérien, rail, etc.
Visa requis
Le site
Taille du site
Typologie (resort, classement *, services)
Lumière naturelle dans les salles de réunion/technologie/besoins en espace de réunion
COVID, protocole de sécurité sanitaire
Ce sont là quelques-uns des facteurs/critères à prendre en compte pour éviter de perdre du temps et des efforts inutiles si vous envisagez plusieurs destinations pour votre prochaine réunion.
Laissez-nous vous montrer comment utiliser notre temps pour vous faire économiser de l'argent et vous aider à choisir la bonne destination pour vous.. Contactez moi aujourd'hui à : eclares@globalcynergies.com