Qu'est ce qu'un Evénement hybride ?
Il s'agit d'un événement en direct complété par des éléments virtuels pour faire participer ceux qui ne peuvent ou ne veulent pas y assister physiquement.
L’événement hybride classique utilise une technologie permettant aux participants en ligne de se connecter avec les participants sur place d'un événement en direct. Le contenu est le même pour chaque participant.
Différentes solutions permettent aux invités sur place et à distance de se connecter avec les intervenants et entre eux, ainsi que de donner un retour d'information ou de poser des questions sur le sujet réel ou l'événement lui-même.
Un événement hybride peut créer un environnement dans lequel les participants en ligne peuvent être aussi actifs que leurs collègues sur place.
Pourquoi organiser un événement Hybride ?
Les restrictions de voyage et les nouvelles habitudes de voyage rendent plus difficile la tenue d'événements internationaux classiques.
Leur objectif initial est mieux atteint avec une manifestation dans plusieurs villes, dans plusieurs lieux ou avec un événement combiné, surtout lorsque les invités viennent de plus de cinq pays. Il est également essentiel d'examiner le groupe cible et les objectifs principaux de l'événement, car ils influencent fondamentalement le format approprié de l'événement.
La magie des événements en direct ne peut être entièrement remplacée par des solutions en ligne. Toutefois, l'objectif est de donner au plus grand nombre possible d'invités la possibilité de se joindre à l'événement et, à l'aide de plateformes virtuelles et d'éléments interactifs, de mettre en relation les participants et les intervenants sur place avec les participants en ligne.
Quel format d'événements hybrides ?
1- "Organiser un événement dans plusieurs villes ou dans plusieurs lieux"
Cela peut concerner des participants de multiple pays, villes ou lieux sont connectés.
#MeetSafe, notre partenaire Special Effect International met l'accent sur les événements où le public de deux ou plusieurs événements en direct est connecté en ligne, profitant de l'expérience des événements en direct en même temps.
Les deux concepts sont basés sur le même principe d'organiser de petits événements dans différentes villes en même temps, afin d'assurer une participation globale plus élevée. À court terme, les participants se déplaceront plus probablement à l'intérieur de leurs pays ou dans les pays voisins plutôt que vers des destinations plus éloignées. Dans une région donnée, les règlements sont probablement très similaires, et des restrictions similaires peuvent donc s'appliquer au départ ou au retour d'un pays étranger. Il sera plus facile de voyager en voiture individuelle ou de prendre un vol rapide pour se rendre dans des lieux proches, tout comme il sera plus facile de rentrer chez soi en cas de problème.
En cas d'événements multi-sites, les grands événements locaux sont divisés en petits groupes dans différents lieux de la même ville.
Deux solutions avec le même avantage :
Un public plus large peut participer, tandis que les participants et les présentateurs ont un meilleur sentiment de sécurité s'ils voyagent vers une destination plus proche et rencontrent des personnes de la même région. Grâce au nombre réduit de participants dans chaque lieu, les invités bénéficient d'un environnement plus pratique et plus gérable avec une atmosphère plus intime. Les participants auront davantage confiance et seront plus disposés à assister à de tels événements en personne.
Il est très important d'impliquer et de faire participer de manière interactive les participants en ligne, ainsi que de garantir leur contribution personnelle à l'expérience communautaire globale. Des solutions pour améliorer l'expérience visuelle, les outils interactifs, le contenu sont des solutions utilisées pour les événements virtuels.
Les invités peuvent suivre certains éléments du programme uniquement par streaming, tout en profitant de leur présence personnelle sur le lieu de l'événement. Les présentations de tous les lieux dans toutes les villes sont diffusées en continu, ce qui permet à chaque participant d'avoir accès à l'ensemble du contenu de l'événement, tandis que les programmes locaux offrent une expérience unique en direct aux invités sur place.
2- "Organiser plusieurs événements dans un seul lieu"
Les présentations ont lieu dans plusieurs salles de réunion au même endroit, ce qui permet d'assurer une plus grande audience sur place, qui est complétée par les participants en ligne.
Malgré la participation plus large, nous pouvons offrir le plus haut niveau de sécurité et de confort, ce qui rend la présence personnelle plus convaincante.
Comme dans le cas d'événements multi-villes, les salles de réunion, les participants et les intervenants sont reliés entre eux. De plus, chaque participant peut profiter de toutes les sessions en direct, car les orateurs se relaient entre les salles de réunion. Les organisateurs divisent les participants en groupes sur la base de critères ou de domaines d'intérêt spécifiques ; le programme et le contenu sont personnalisés en conséquence. Dans les petites salles, il est plus facile de créer une atmosphère plus conviviale et plus détendue. Les orateurs peuvent se rapprocher du public ; les participants peuvent établir de nouvelles relations plus rapidement, ce qui permet au public de repartir avec une plus grande expérience. Comme tous les participants se trouvent au même endroit, il est plus facile et plus sûr de réaliser des programmes sociaux organisés ou individuels.
Il est utile de garder à l'esprit les solutions qui relient différents lieux, événements, publics et participants en ligne, et qui stimulent également l'interactivité. Ce concept offre de nouvelles possibilités pour les petits sites à plusieurs salles avec des espaces sociaux spacieux, par rapport aux sites à grande échelle.
Quels sont les avantages d'un événement hybride ?
● La fréquentation est plus élevée que pour les événements traditionnels en direct, car une grande partie des participants en ligne rateraient autrement l'occasion d'y assister.
● Ces événements permettent plus de flexibilité, de confort et de sécurité pour les participants, ainsi qu'une plus grande confiance dans les organisateurs / sociétés organisatrices.
● Les événements hybrides peuvent être organisés de manière durable, même si les circonstances ont changé.
● Une technologie innovante axée sur l'interactivité sera davantage mise en avant, y compris pour les participants sur place, car elle rapproche le public, rend les présentateurs plus accessibles et facilite le suivi.
● L'espace en ligne offre de nouvelles possibilités de communication, de partage de contenu, de mise en réseau et de marketing, tout en ayant un grand pouvoir de construction communautaire.
● La valeur ajoutée compense les frais techniques et de location des locaux, éventuellement plus élevés. La minimisation des frais de déplacement et l'augmentation du nombre de participants (tant sur place qu'en ligne) peuvent réduire les coûts par personne.
● Les événements hybrides gagneront également du terrain dans le domaine des expositions. Une participation maximale est garantie aux organisateurs et aux exposants, tant sur les stands que dans les programmes, car des clients et partenaires potentiels qui ne peuvent pas se déplacer en personne peuvent également être impliqués.
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Membre du réseau GLOBAL CYNERGIES, société de sourcing d'hôtels et de sites dans des milliers de destinations, et certifiée Cvent Hybrid & Virtual Events, Elisabeth CLARES peut répondre à vos demandes de réunions en présentiel ou hybrides.
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