• Elisabeth Clares

ORGANISER UNE RÉUNION EST UN DÉFI!


Besoin d'aide pour trouver la bonne assistance ?

L'activité est bien de retour ! Organiser une réunion est déjà un défi sur le marché actuel, mais où aller ou comment trouver de l'aide quand on en a besoin ? Des services comme :


1. Le transport

2. Gestion des réunions

3. Réunions virtuelles/hybrides

4. Fournisseurs audiovisuels

5. Assistance sur place

6. Services d'enregistrement

7. Personnel supplémentaire

8. La liste est longue....


De nombreux fournisseurs de confiance peuvent avoir quitté le secteur pendant la pandémie, ce qui complique la recherche du bon fournisseur pour vous aider dans votre programme.


Vous êtes pressés par le temps ?

Il n'est pas surprenant que la question du personnel continue d'être un problème ; il suffit de voir tous les panneaux, les annonces et les campagnes de marketing direct du type "nous embauchons" ! Il faut généralement plusieurs appels pour obtenir une réponse, si tant est que vous en obteniez une, d'un hôtel pour une demande de tarifs, de dates et d'espace, sans parler de toutes les "nouvelles" variables.


Et qui a le temps de courir après les réponses ? Ne manquez-vous pas aussi de personnel ? Autrefois, il suffisait d'appeler votre contact pour que le problème soit résolu : pas aujourd'hui!

Nous pouvons vous aider, c'est ce que nous faisons jour après jour, en tant que service professionnel de recherche d'hôtels et de lieux de réunion, nous pouvons gérer les relations avec de nombreuses marques pour obtenir les réponses dont nous avons besoin pour nos clients.


En tant que spécialiste venue finder, laissez-nous vous montrer comment utiliser notre temps pour économiser votre argent et lisez ci-dessous nos nouveaux conseils :

Considérations relatives au contrat post-pandémie (source Smart Meetings)


Les diverses clauses du contrat d'un hôtel ou d'un lieu de réunion pour les affaires de groupe méritent d'être examinées de plus près compte tenu des changements récents pour des considérations commerciales et pratiques.

Il est toujours conseillé de consulter un avocat qui a une connaissance spécifique de la juridiction où se déroulera la réunion.


  1. Force Majeure - varie selon la juridiction.

  2. Référence à "maladie, épidémie ou pandémie" par rapport à COVID-19.

  3. Envisager d'ajuster la disposition de résiliation pour des événements spécifiques qui permettraient la résiliation.

  4. Inclure un délai pour le remboursement des dépôts.

  5. Assurez-vous d'avoir une clause qui atténue (réduit la gravité ou les dommages) en cas de rupture de contrat.

  6. Le lien du webinaire est affiché ci-dessus.

Global Cynergies peut vous conseiller sur les termes et conditions de l'industrie et vous assister dans le processus de révision - le tout sans frais pour vous.



Considérations relatives aux passeports pour les réunions et incentives internationaux


Les réunions internationales reviennent et les participants sont impatients de reprendre la route. Aidez vos participants en leur communiquant les dates de voyage aussi longtemps à l'avance que possible. S'ils doivent obtenir un nouveau passeport ou le renouveler, ce n'est pas un processus qui peut être réglé rapidement.


  • L'obtention d'un nouveau passeport ou le renouvellement d'un passeport sur le point d'expirer reste un processus lent et fastidieux.

  • Informez vos participants qu'ils doivent prévoir un délai AMPLE pour renouveler un passeport et/ou pour obtenir un passeport pour la première fois.

a. Pour obtenir un passeport pour la première fois, la demande est remplie dans un bureau de poste américain.

b. Le processus d'obtention d'un nouveau passeport ou de renouvellement de passeport pour les adultes se fait par courrier uniquement, sauf si le voyage international est prévu dans les deux semaines.

c. Le délai de traitement est de 8 à 11 semaines pour les services ordinaires et de 5 à 7 semaines pour les services accélérés.

  • Si vous devez vous rendre en personne à un bureau des passeports des États-Unis (c'est-à-dire que votre voyage doit avoir lieu dans les deux semaines), sachez que tous les bureaux des passeports des États-Unis exigent actuellement un rendez-vous et n'acceptent pas les visites sans rendez-vous.

  • La plupart des États n'ont qu'un (1) seul bureau des passeports américains et les rendez-vous sont difficiles à obtenir et extrêmement limités. Il n'est pas inhabituel pour les personnes en situation d'urgence de devoir se déplacer hors de l'État pour obtenir un rendez-vous avant leur date de départ. Actuellement, les deux bureaux des passeports qui ont le plus de possibilités de rendez-vous sont ceux de Porto Rico et d'Hawaï.


Chez Global Cynergies, nous partageons les connaissances collectives de notre équipe afin que nos clients disposent des meilleures informations pour faire de leurs réunions internationales un succès.


Comment pouvons-nous vous aider à planifier votre prochaine réunion ou votre prochain événement ?

Contactez nous dès aujourd'hui à eclares@globalcynergies.com pour commencer !